中小企業庁によるデジタル化支援「中小企業デジタル化応援隊事業」が始まっています。
私も先日、IT専門家登録をし、支援計画の作成に取りかかっています。
デジタル化したい中小企業や個人事業主と、ノウハウを持つ専門家とのマッチングを国が支援してくれます。
通常、専門家による提案や支援を受けるにはタイムチャージで報酬を支払うことになりますが、この事業を利用すればタイムチャージのうち最大3,500円/時まで国が持ってくれるため、平時よりもお得です。
どんな提案や支援ができるかは専門家ごとに異なるのですが、私の場合は小規模な法人や個人事業主の支援に特化しています。
- クラウド会計ソフトの導入、設定、使い方
- 郵送やメール、FAX以外で会計事務所に領収書や資料を送る方法
- どこにいてもどの端末でも簡単に紙の資料をデジタル化し、いつでもすぐに内容を確認できる仕組み
- ボールペンとノートがなくてもApple Pencilを使ってNotabilityで iPadやiPhoneで手書きメモを取る方法、PDFに書き込みする仕組み
- 紙に印刷しなくても書類に赤を入れる方法
- コピー機やスキャナーがなくてもAdobe Scanで書類をiPadやiPhoneでその場でPDF化、保存する方法
- メールで添付ファイルを送るのではなくDropboxやGoogle driveを使ってデータ保存、共有する方法
- メールよりも見やすいChatWork、Slackによる社内外でのコミュニケーションの方法
- 大量の同時進行の仕事があっても乗り切れる「ひとりカンバン方式」タスク管理術、TrelloとSlackの連動
- 出先でPCがなくてもWord、Excel、PowerPointを編集する方法
- FAXで返信してくださいへの対応方法
- 物理的、時間的に訪問が難しい時のオンライン会議システムでの代替方法
- 紙とハンコを使わない電子契約の方法
私自身が常日頃ひとり事務所運営の中で取り組んでいるペーパーレス・IT化の初歩的なノウハウを伝授いたします。
驚かれると思いますが、当事務所にはコピー機もFAXもプリンタもなく、領収書等をはじめとする紙類を原則としてお預かりしません。
何でも紙にする従来の事務のあり方は、紙代とインク代の無駄、保管スペースの無駄と思うからです。
開業以来、ありがたいことに沢山の仕事をご依頼いただいておりますが、コピー機、FAX、キン○ファイルの必要性を感じたことはありません。
（ただ、2020年現在、どうしても領収書類や年末調整の資料などはお客様のオフィスでの保管が必要で、電子帳簿保存法の改正を切に望んでいます）
ひとり社長や少人数の会社、個人事業主こそITを駆使するメリットがあります。
出先でお客様から急ぎの用件でご連絡をいただいた時、「帰ってからファイルを見て資料を確認し明日改めてご連絡します」だとどんどん急ぎのタスクが溜まっていきます。
クラウド上に資料を全て保存しておけば、iPadやiPhoneのモバイル端末からその場で内容を見ることができます。
従業員を雇っていれば「担当の者にすぐに確認させて対応させます」で済むのでしょうが。。
私の場合、ITのおかげで職員を雇わず、テナントも借りずに業務を行うことができ、人件費や賃料などの固定費を抑えて利益率の高いビジネスモデルを実現できており、無計画ゼロスタート独立一年目から生活に困ることなくやれています。
これが昭和の時代や平成の半ば頃までだったらおそらく無理だったでしょう。
つくづく良い時代に独立できたと感謝しています。
何でもオンライン化すれば良いとも言い切れませんが、コロナもまだしばらく続きそうですし、対面や外出の機会が奪われても業務をまわして収益を得る仕組みは早めに構築しておいた方が良いと私は考えます。
「中小企業デジタル化応援隊事業」は2021年2月末までの支援が対象となっておりますので、お早めにご相談ください。
平時のタイムチャージで二の足を踏まれていた方にとってはまたとないチャンスで、特に普段敷居が高いと思われがちな税理士のサービスをお手頃価格でお試しいただけます。
税理士の存在が少しでも納税者の皆さまに身近に感じられる一助になればと思っています。
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